Thuiswerken, hoe zit dat fiscaal?
Geplaatst op: 04-09-2020, 14:29:11
Vanwege de corona-pandemie werkten veel mensen sinds half maart een tijd lang thuis. Inmiddels is het september en lijken we nog niet van het virus af te zijn. Daarom hebben we voor dga’s, ondernemers èn loonslaven de fiscale gevolgen van thuiswerken op een rij gezet.
Hoewel we inmiddels een half jaar verder zijn sinds de uitbraak van het coronavirus in Nederland, weten we nog niet hoe we eraan toe zijn. Een tweede golf van SARS-CoV-2 dreigt, en als die er komt gaat Nederland (deels) opnieuw op slot. Gelukkig hebben veel bedrijven en organisaties inmiddels geconstateerd dat thuiswerken een optie is, waardoor de gevolgen van een al dan niet intelligente lockdown in veel gevallen beperkt zijn. Maar wat mag een werkgever vergoeden aan thuiswerkende werknemers en aan welke fiscale eisen moet een thuiswerkende ondernemer of dga voldoen zonder dat de fiscus gaat piepen?
SITUATIE 1: WERKNEMERS
Alexandra werkt in loondienst en werkte vóór de coronacrisis al af en toe vanuit huis. Toen duidelijk werd dat het thuiswerken nog wel een tijdje zou gaan duren, heeft haar werkgever ervoor gezorgd dat bij haar — net als bij al haar thuiswerkende collega’s — een computer, een goed bureau en een in hoogte verstelbare stoel werden geplaatst. Ook kreeg ze van haar werkgever een printer en een mobiele telefoon, waarmee ze kan bellen en waarop haar telefoongesprekken vanuit de zaak worden doorgeschakeld.
Veel werknemers werken zo nu en dan al thuis, maar door corona kan dat in de toekomst, net als dit voorjaar, veel vaker structureel gaan plaatsvinden. Een paar dagen op de bank of aan de eettafel werken is voor de meesten wel te doen, maar na een paar weken voel je dat wel aan je rug, nek of armen. Werkgevers zijn dus verplicht bij regelmatig thuiswerken te zorgen voor een ergonomisch ingerichte thuiswerkplek. Dat wil bijvoorbeeld zeggen dat er een goede stoel moet zijn, maar ook een bureau op de juiste hoogte en goede werkplekverlichting. Of andere ‘arbovoorzieningen’ waarmee de werknemer zijn werk zodanig kan doen dat hij daar geen klachten door ontwikkelt. Dit soort zaken mogen werkgevers hun werknemers vrij van loonbelasting verstrekken.
De computer, de printer, maar ook een snelle (misschien zelfs speciaal aangelegde) internetaansluiting en de telefoon zijn onbelast, zolang ze voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking nodig zijn (het ‘noodzakelijkheidscriterium’). Alle overige kosten, bijvoorbeeld de consumpties op de werkplek, de inrichting, de telefoonlijn thuis en de extra energie- en waterkosten, kunnen in principe niet onbelast vergoed worden. Wie toch een vergoeding krijgt, moet daarover loonbelasting betalen, tenzij de vergoeding door de werkgever wordt ondergebracht in de zogenaamde ‘vrije ruimte’: een percentage van de totale loonsom ter grootte van 1,7 procent over de eerste 400.000 euro en 1,2 procent over de rest. In verband met de coronacrisis is het percentage over het eerste deel voor 2020 verhoogd naar 3,0 procent, zodat werkgevers dit jaar iets meer vrije ruimte hebben om hun werknemers belastingvrij wat extra’s toe te stoppen, zoals een compensatie voor de extra verwarming en verlichting en de thuis genuttigde koffie en thee.
Zodra het thuiswerken afloopt, moeten de laptop en de printer terug naar de werkgever. Maar welke werkgever zit te wachten op een kantoor met evenveel printers als personeel? Als de werknemers de spullen overnemen tegen een marktconforme prijs, is er fiscaal geen vuiltje aan de lucht. Maar krijgt een werknemer apparatuur cadeau of tegen een (veel) lagere prijs dan de werkelijke waarde, dan wordt het verschil tussen het overnamebedrag en de marktconforme prijs fiscaal beschouwd als loon waarover belasting moet worden betaald (tenzij er vrije ruimte over is, want dan kan het ook onder die vlag worden ondergebracht). Over arbovoorzieningen (zoals die bureaustoel en dat bureau) die na afloop van de thuiswerkperiode aan de werknemer worden gegeven, hoeft geen belasting te worden afgedragen.
TIP: Veel organisaties werken met een vaste reiskostenvergoeding. Iedere maand krijgt de werknemer dan standaard hetzelfde bedrag. Als een werknemer op 12 maart 2020 al recht had op zo’n vaste vergoeding, mag de werkgever deze gewoon blijven geven, ook al heeft de werknemer in coronatijd niet gereisd. Ook als er wordt gewerkt met ‘à la carte’-arbeidsvoorwaarden (ook wel cafetariasysteem genoemd), mogen reiskosten worden vergoed als de werknemer hiervoor uiterlijk op 12 maart 2020 had gekozen. Ook andere vaste vergoedingen kunnen, voorlopig, op dezelfde wijze worden gegeven als vóór de coronacrisis.
SITUATIE 2: DGA’S
Berent is directeur-grootaandeelhouder van zijn BV en daardoor ook werknemer. De fiscale regels van situatie 1 gelden ook voor hem. Maar Berent werkt tijdens de coronacrisis uitsluitend vanuit huis en zou het liefst alle kosten van de werkruimte thuis aftrekken.
Willen de kosten van de werkruimte thuis aftrekbaar zijn voor dga’s, moet sprake zijn van een ‘kwalificerende zelfstandige werkruimte’. Daarvoor moet de werkruimte een zelfstandig gedeelte van de woning vormen en zijn voldaan aan het inkomenscriterium. De wet heeft de criteria niet uitgewerkt, maar een indicatie voor ‘zelfstandigheid’ is dat de werkruimte een eigen ingang en sanitair heeft en ook apart verhuurbaar is. Een zolderkamer of een als kantoor ingerichte slaapkamer is dat dus zelden. Willen alle kosten aftrekbaar zijn, dan moet de dga ten minste 70 procent van het inkomen fysiek in de zelfstandige werkruimte verdienen als de BV elders is gevestigd en daar ook kantoorruimte heeft. Is de BV op hetzelfde adres gevestigd als de zelfstandige werkruimte, dan moet de dga minimaal 70 procent van zijn inkomen verwerven in of vanuit de woning èn 30 procent van het inkomen fysiek in de zelfstandige werkruimte hebben verdiend. Is sprake van een kwalificerende zelfstandige werkruimte, dan valt dit deel van de woning niet langer onder het eigenwoningregime maar onder de ‘terbeschikkingstellingsregeling’ (‘TBS-regeling’, zie het kader) en kunnen alle kosten door de BV worden afgetrokken.
LET OP: Is thuis geen sprake van een kwalificerende zelfstandige werkruimte? Dan is het niet mogelijk om deze aan de BV te verhuren. Als de BV toch een vergoeding geeft voor het gebruik van de werkruimte in de woning van de dga, is dat als loon belast, tenzij de BV besluit de vergoeding te laten vallen binnen de vrije ruimte (net als bij gewone werknemers).
SITUATIE 3: IB-ONDERNEMERS
Caroline is zzp’er (IB-ondernemer). Normaal gesproken werkt ze buitenshuis op een vaste werkplek in een bedrijfsverzamelgebouw. De kosten daarvan trekt ze af van haar winst. Tijdens de coronacrisis kon ze niet meer naar haar werkplek, omdat het gebouw in verband met de maatregelen voor alle huurders gesloten was. Ze werkt sindsdien vanuit huis.
Om van belastingvoordelen te kunnen profiteren, moeten ook thuiswerkende IB-ondernemers hun werkzaamheden verrichten vanuit een zelfstandige werkruimte. De werkruimte moet dus een eigen ingang hebben en eigen sanitaire voorzieningen. Er zijn twee mogelijkheden:
- de werkruimte is ondernemingsvermogen
De zelfstandige werkruimte is geen onderdeel van de eigen woning en moet voor de werkelijke waarde op de balans worden gezet. De hypotheek over dat deel van de woning wordt als zakelijke schuld opgevoerd en de kosten voor gas, water, elektra, inrichting, enzovoorts mogen in aftrek worden gebracht voor zover ze betrekking hebben op het zakelijk gebruik van de werkruimte. Een eventuele waardestijging bij verkoop van de woning of het staken van de onderneming is belast. Het maakt niet uit waar de ondernemer fysiek zijn inkomen verdient.
- de werkruimte is privévermogen
Nu moet ook worden voldaan aan de inkomenseis. Als de onderneming op een ander adres dan het woonhuis gevestigd is, moet ten minste 70 procent van het inkomen fysiek in de zelfstandige werkruimte worden verdiend. Is de onderneming op het privé-adres van de ondernemer gevestigd, dan moet de ondernemer minimaal 70 procent van het inkomen in of vanuit de woning verwerven èn moet hij 30 procent van het inkomen fysiek in de werkruimte hebben verdiend. Is dit het geval, dan valt de werkruimte in box 3, net als de eventuele eigenwoninglening. De ondernemer mag nu een ‘gebruikersvergoeding’ in mindering brengen op de winst, die wordt berekend door het voor de ondernemer geldende box 3-tarief los te laten op de waarde van de werkruimte (een percentage tussen 1,79 en 5,28 procent). De kosten voor gas, water, elektra, inrichting en dergelijke die betrekking hebben op de werkruimte komen ook ten laste van de winst. Een eventuele waardestijging van de woning is onbelast.
LET OP: Is sprake van een zelfstandige werkruimte, dan moet de ondernemer deze bij aanvang van de werkzaamheden of bij ingebruikname van de woning als ondernemings- of privévermogen hebben geëtiketteerd. Aan die keuze zit de ondernemer dan vast. Alleen in bijzondere gevallen is het toegestaan later het etiket te veranderen.
LET OP: Als de ondernemer met een als privévermogen geëtiketteerde werkruimte niet meer aan de inkomenseis voldoet, is niet langer sprake van een kwalificerende zelfstandige werkruimte. De werkruimte valt dan onder het eigenwoningregime waardoor de kosten niet langer aftrekbaar zijn.
TIP: Is uw werkruimte geëtiketteerd als privévermogen en werkt u als ondernemer door de coronacrisis dusdanig veel thuis dat u aan de inkomenseis kunt gaan voldoen? Dan heeft u wellicht meer fiscale mogelijkheden. Houd uw inkomen dit jaar dus extra goed in de gaten.
TIP: Is de werkruimte niet zelfstandig, dan is kostenaftrek nog wel mogelijk als de hele woning minimaal 10% zakelijk wordt gebruikt en vanaf het begin als ondernemingsvermogen is geëtiketteerd. Alle eigenaarslasten zijn aftrekbaar, huurderslasten over het woninggedeelte niet. Op het volledige pand is het verhoogde eigenwoningforfait van toepassing (1,55% in plaats van 0,60%).
CONCLUSIE
Voor wie in verband met de coronacrisis — of om een andere reden — veel thuis werkt, zijn er mogelijkheden om fiscaal vriendelijke oplossingen te verzinnen voor de extra kosten die dat met zich meebrengt. Uw status — werknemer, IB-ondernemer (zzp’er) of dga — is daarbij van belang, maar ook de status van de werkplek. Als werknemer kunt u altijd goede arbovoorzieningen eisen, voor het overige bent u aan de grillen van uw werkgever overgeleverd. Bent u IB-ondernemer of dga (BV), check dan samen met uw belastingadviseur wat voor u de beste oplossing is.
Bron: bijdrage door mr N.W.G. Verhoeven, fiscalist bij MFAS/Meijer Fiscale Adviessystemen (www.mfas.nl), op FiscAlert september 2020 | jrg 26 nr 7
DE TBS-REGELING
Een kwalificerende zelfstandige werkruimte valt niet meer onder het eigenwoningregime, maar onder de zogenaamde ‘terbeschikkingstellingsregeling’ (TBS-regeling). Dga’s worden geacht de werkruimte voor een zakelijke prijs aan de BV te verhuren. De ontvangen huur is bij de dga belast in box 1, terwijl de hypotheek en alle overige eigenaarslasten (onderhoud, rente, verzekeringen enzovoorts) die op de werkruimte betrekking hebben, in box 1 aftrekbaar zijn. De betaalde huur is voor de BV aftrekbaar, net als de zogenaamde ‘huurderslasten’ (inrichting, gas, water, elektra, enzovoorts). De rest van de woning blijft wel onder het eigenwoningregime vallen. Het eigenwoningsaldo (het verschil tussen de eigenwoningrente en het eigenwoningforfait) over dat deel kan dus gewoon in box 1 worden afgetrokken. In sommige gevallen is de TBS-regeling ook van toepassing op ondernemers, en wel als de woning eigendom is van de partner van de ondernemer en niet tot de (huwelijks)gemeenschap behoort. In dat geval behoort de huur tot het box 1-inkomen van de partner. De ondernemer kan de huur plus de huurderslasten aftrekken, de partner kan de eigenaarslasten van de werkruimte aftrekken.