De fiscale aspecten van thuiswerken
Geplaatst op: 04-04-2020, 12:25:21
Door de coronacrisis kunnen veel werkgevers niet meer om thuiswerken heen. Daar moeten de werknemers natuurlijk wel de voorzieningen voor hebben. De werkgever kan deze onbelast vergoeden onder de werkkostenregeling (WKR), maar dan moet wel aan een aantal voorwaarden zijn voldaan.
Onder de WKR is het onbelast vergoeden van voorzieningen voor de thuiswerkplek niet zomaar mogelijk. De voorzieningen zijn namelijk in principe altijd belast, tenzij er sprake is van noodzaak of wanneer de arbeidsomstandigheden in het geding zijn.
De belastbaarheid van thuiswerkvoorzieningen hangt af van 3 zaken:
- Is er wel sprake van een fiscale werkplek?
- Vallen de vergoedingen of verstrekkingen onder het noodzakelijkheidscriterium?
- Zijn de vergoedingen of verstrekkingen opgenomen in het arboplan van uw onderneming en dienen ze de veiligheid, gezondheid of het welzijn van de thuiswerker?
Hierna leest u meer over elk van deze voorwaarden.
1 Is er sprake van een fiscale werkplek?
Een werkplek is elke plaats waar werknemers werken en waarvoor uw onderneming op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk is. Deze zorgplicht voor de werkplek blijkt uit uw arboplan of uit de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) die op grond van de Arbowet is opgesteld.
Een werkplek is bijvoorbeeld het bureau, een kamer, een kantoortuin, de vergaderzaal, maar ook de bedrijfskantine, de parkeergarage op het bedrijfsterrein, de fietsenstalling of een fitnessruimte.
Thuiswerkplek is zelden een fiscale werkplek
Fiscaal gezien is de werkplek bij een werknemer thuis zelden een werkplek. Hiervan is alleen sprake als het een zelfstandig gedeelte van de woning van de werknemer betreft met een eigen opgang en toilet. Daarnaast moet er sprake zijn van een reële zakelijke huurovereenkomst tussen uw onderneming en de werknemer. In dat geval geldt een nihilwaardering voor alle verstrekkingen aan de werknemer ten behoeve van het werken vanuit huis.
In de meeste gevallen zal de thuiswerkplek van werknemers niet gelden als zelfstandig deel van de woning. Dit heeft gevolgen. Het betekent namelijk dat het nog maar beperkt mogelijk is om onbelast vergoedingen en verstrekkingen voor het thuiswerken te geven.
2 Valt het onder het noodzakelijkheidscriterium?
Toen de werkkostenregeling verplicht werd, op 1 januari 2015, is ook het noodzakelijkheidscriterium geïntroduceerd. Op grond daarvan geldt: als uw werknemer gereedschap, een computer of mobiele communicatiemiddelen nodig heeft voor zijn thuiswerken, mag u deze vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Hiervoor geldt een gerichte vrijstelling.
Daar zijn wel enkele voorwaarden aan verbonden die u in het onderstaande kader leest. Het noodzakelijkheidscriterium geldt alleen voor gereedschappen, computers en mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur. Daar vallen printers, desktops, laptops, tablets, mobiele telefoons, smartphones, simkaarten, dongels en dus ook abonnementen voor internet en mobiele telefonie en software onder. Een vaste telefoonlijn valt niet onder het noodzakelijkheidscriterium.
Wanneer is er sprake van een noodzakelijke voorziening?
Er is sprake van een noodzakelijke voorziening als:
- de voorziening in redelijke mate nodig is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
- de voorziening wordt betaald of bekostigd door uw onderneming;
- de werknemer de voorziening aan u teruggeeft (of de restwaarde betaalt) vanaf het moment dat hij deze niet meer nodig heeft voor zijn werk.
U mag dus bij het noodzakelijkheidscriterium zelf, als werkgever, bepalen of de voorziening voor de werknemer noodzakelijk is en de kosten hiervoor komen dan ook voor uw rekening.
Internetverbinding vergoeden
Als een internetverbinding noodzakelijk is om thuis te kunnen werken, mag u deze voorziening ook aan werknemers vergoeden of verstrekken. Als een werknemer thuis internet, telefoon en televisie in één pakket heeft, moet u vaststellen welk deel van de factuur voor de internetaansluiting is.
Kijk wat de provider rekent voor een apart internetabonnement
U kunt dit bijvoorbeeld doen door na te gaan wat de provider rekent voor een apart internetabonnement. Dat deel van de factuur mag u onbelast vergoeden. Vergoedt u het hele pakket, dan moet u de rest bij het loon van de werknemer of als eindheffingsloon belasten.
Het feit dat de werknemer hierdoor mogelijk een privévoordeel heeft – hij kan immers ook buiten werktijd gebruikmaken van de internetverbinding – heeft geen fiscale gevolgen voor de werknemer. De vergoeding of verstrekking kan toch volledig onbelast blijven.
Specifieke omstandigheden zijn leidend
Of een voorziening onder het noodzakelijkheidscriterium valt en dus onbelast kan blijven, is aan u ter beoordeling. Het gaat erom dat de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking – ook al is het in theorie misschien ook mogelijk om het werk zonder de voorziening te doen.
U moet kunnen aantonen dat deze voorziening gericht is op een optimale bedrijfsvoering. U moet zich altijd laten leiden door de specifieke omstandigheden. Zo kan – volgens het Handboek Loonheffingen – een dagbladjournalist van zijn werkgever een tablet en een telefoon krijgen. Hij heeft immers bepaalde digitale hulpmiddelen nodig om zijn werk te kunnen doen.
Als de werkgever hem onder het noodzakelijkheidscriterium een laptop, een tablet en een mobiele telefoon verstrekt, kan de Belastingdienst de werkgever echter om uitleg vragen over de noodzakelijkheid van al die hulpmiddelen.
3 Staat de regeling in het arboplan?
Als er bij uw onderneming sprake is van structureel thuiswerken, moet dit ook altijd onderdeel zijn van de RI&E. Voordat een werknemer thuis aan het werk gaat, moet u de risico’s van het thuiswerken bespreken.
Samen maakt u duidelijke, schriftelijke afspraken over werktijden, pauzes en afwisseling in werk. Ook is het slim om afspraken te maken over welke zaken de werknemer thuis nodig heeft om zijn werk te kunnen doen.
Denk hierbij aan de werkplek (bureau en stoel) en communicatiemiddelen (telefoon en internet). Zorg ook voor goede afspraken over onderhoud en vervanging van deze zaken. De gemaakte afspraken en spelregels legt u vast in een thuiswerkovereenkomst.
Welzijn van uw werknemer
De thuiswerkplek van uw werknemer is ook in een ander opzicht nog uw zorg. U bent namelijk, ook in het geval van thuiswerken, verantwoordelijk voor de gezondheid, het welzijn en de veiligheid van de werknemer.
Bepaalde arbovoorzieningen die vanuit het arboplan van uw onderneming verplicht zijn, kunt u onbelast aan de werknemer verstrekken. Denk bijvoorbeeld aan een bureau en een bureaustoel die in hoogte verstelbaar zijn.
Alle overige verstrekkingen of vergoedingen voor voorzieningen – dus de vergoedingen en verstrekkingen voor thuiswerken die niet noodzakelijk zijn en geen relatie hebben met uw arboplan – vormen belast loon. U kunt hierbij denken aan een vaste computer, een printer, vloerbedekking, een archiefkast en overige kantoorartikelen.
Zoals gebruikelijk is in de werkkostenregeling heeft u als werkgever de keuze om de waarde van de voorzieningen individueel bij de werknemer te belasten of collectief als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte te brengen.
Ongelijkheid tussen arbeidsrechtelijk en fiscaal beleid
Thuiswerken wordt vanuit het perspectief van werkgevers niet eenduidig behandeld. Aan de ene kant zijn er veel (arbeidsrechtelijke) wijzigingen om het thuiswerken te stimuleren. Aan de andere kant blijft de fiscale wetgeving achter, zeker in deze tijden waarin thuiswerken vaak de enige optie is.
De mogelijkheden voor onbelaste voorzieningen doen zich vooral voor in geval van noodzaak of als u specifiek rekening houdt met de arbeidsomstandigheden van de in uw onderneming thuiswerkende werknemers.
Bron: www.rendement.nl van 3 april 2020